Visio и Project 2021: за какво служат и кому са нужни

Visio и Project често стоят до Office в каталозите, но не са част от обичайния пакет. Това са специализирани програми: Visio е за диаграми и схеми, а Project – за планиране на проекти във времето. Ако се чудите дали някоя от тях ви трябва, ето какво прави всяка, с какво се различават изданията Standard и Professional и какво да проверите, преди да купите.

Microsoft Visio Professional 2021: когато нещо трябва да се начертае

Visio превръща процеси, структури и системи в ясни схеми, в които формите са свързани помежду си и се подреждат лесно. Типични приложения:

• блок-схеми на работни процеси, стъпки за одобрение и вътрешни процедури;
• организационни диаграми на фирмата или отдела;
• мрежови диаграми – сървъри, рутери, работни станции и облачна инфраструктура (Visio Professional 2021 има шаблони и форми за Azure и AWS);
• планове на офиси и помещения, разположение на работни места;
• технически схеми, диаграми на бази данни (ERD) и софтуерни модели (UML).

С Visio работят ИТ администратори, инженери, бизнес анализатори, специалисти по качество и всеки, който трябва да документира как работят нещата така, че колегите да ги разберат от пръв поглед.

Microsoft Project Professional 2021: когато трябва да се спази срок

Project е програма за планиране и проследяване на проекти. Въвеждате задачите, продължителността им и зависимостите между тях, а Project сам изчислява графика и го преизчислява при всяка промяна.

• Диаграма на Гант – визуален график, в който се вижда коя задача кога започва и кога свършва.
• Критичен път – веригата от задачи, при която всяко забавяне отлага целия проект.
• Ресурси – хора, техника и материали, тяхното натоварване и разходите по проекта.
• Базов план (baseline) – снимка на първоначалния план, с която сравнявате реалния напредък.

Project е полезен за строителни и инженерни фирми, ИТ екипи, агенции и всеки ръководител, който управлява проекти с десетки задачи и няколко участници. За кратък списък от задачи обикновено е прекалено мощен.

Standard или Professional – каква е разликата

Visio

Visio Standard покрива основните бизнес диаграми – блок-схеми, организационни диаграми и по-прости схеми. Изданието Professional добавя специализираните възможности, които Microsoft изрежда за него:

• подробни шаблони и форми за мрежови диаграми и облачна архитектура;
• ERD и UML диаграми за системи и софтуер;
• инженерни шаблони, например електрически схеми и технологични схеми с тръбопроводи и контролно-измервателни уреди (P&ID);
• разширена поддръжка на BPMN 2.0 и правила за проверка на диаграмите;
• свързване на формите с данни от Excel, списъци в SharePoint и SQL Server, с автоматично опресняване и графики, които визуализират данните.

Project

Project Standard е предназначен за самостоятелна работа по проекти. Project Professional добавя изгледа Team Planner за разпределяне на задачите между хората в екипа, както и възможност за свързване с Project Online или Project Server, които по-големите организации използват за централно управление на проектите.

Не са част от Office Professional Plus

Чест въпрос е дали Visio и Project идват с Office 2021 Professional Plus. Не идват. Пакетът съдържа познатите приложения като Word, Excel, PowerPoint и Outlook, а Visio и Project са отделни продукти – със собствен продуктов ключ, собствена инсталация и собствен лиценз. Ако ви трябват и двете неща, купувате ги поотделно.

Системни изисквания и съвместимост с Office

Преди покупка проверете няколко неща:

• Само за Windows. Visio и Project са настолни програми за Windows 10 и Windows 11. Версии за macOS няма – Microsoft изрично посочва, че Project не се предлага за Mac, а настолният Visio също се инсталира само под Windows.
• Еднаква архитектура. Всички продукти на Office на компютъра трябва да са или 32-битови, или 64-битови. Не можете да инсталирате 32-битов Visio до 64-битов Office и обратно.
• Еднаква технология на инсталиране. Visio 2021 и Project 2021 се инсталират по технологията Click-to-Run. Microsoft не поддържа на един компютър продукти с една и съща вътрешна версия, но с различна технология – например стар Office 2016, инсталиран чрез Windows Installer (MSI), заедно с Visio 2021. В такъв случай старият Office трябва да бъде премахнат; как става това, обясняваме в статията как да премахнете стара версия на Office.
• Най-сигурната комбинация. Office 2021 заедно с Visio 2021 и Project 2021 – продукти от едно поколение. Според Microsoft Visio 2021 и Project 2021 могат да работят и с Microsoft 365 Apps, при условие че Microsoft 365 е версия 2108 или по-нова.

Поддръжката от Microsoft: какво трябва да знаете

Според страниците на Microsoft за жизнения цикъл на продуктите поддръжката на Office 2021, Visio 2021 и Project 2021 приключи на 13 октомври 2026 г. Програмите продължават да работят нормално, но Microsoft вече не издава за тях актуализации за защита и не предоставя техническа поддръжка. Ако планирате да използвате програмата дълги години на компютър, свързан с интернет, вземете това предвид. Сравнение между постоянния лиценз и абонамента ще намерите в статията Microsoft 365 или Office 2021.

Ако ви трябва само от време на време

Ако чертаете диаграма веднъж на няколко месеца, постоянният лиценз може да не е най-разумният избор. Честните алтернативи са:

• Visio в Microsoft 365. Уеб приложение за преглед, редактиране и създаване на основни диаграми в браузъра. Microsoft го включва в бизнес абонаментите Microsoft 365 Business Basic, Business Standard и Business Premium.
• Visio Plan 1 и Visio Plan 2. Абонаменти с повече шаблони и форми; Plan 2 включва и настолното приложение.
• Planner или Excel вместо Project. За прост списък от задачи с отговорници и срокове често стига Microsoft Planner от бизнес абонаментите на Microsoft 365 или добре подредена таблица в Excel. Project си заслужава, когато имате зависимости между задачите, споделени ресурси и нужда да следите критичния път.

Как да решите

Ако работите с диаграми или проекти редовно, на Windows, и предпочитате еднократно плащане пред абонамент, Visio Professional 2021 и Project Professional 2021 са логичният избор. И двата лиценза се активират през официалните сървъри на Microsoft, ключът пристига по имейл до 15 минути в работно време (09:00–20:00), получавате фактура и 2 години законова гаранция, а при проблем с активирането заменяме ключа безплатно или връщаме сумата. За самата инсталация вижте нашите ръководства за инсталиране, а останалите продукти са в категорията с лицензи за Office. Ако не сте сигурни дали дадена версия ще работи с вашия Office, пишете ни – ще проверим заедно, на български.